Produtividade: O que sua TI pode fazer diferente!

Encontrar formas de aumentar a eficiência e a produtividade de TI é um enorme desafio, entretanto tem um grande valor para o negócio. Isso se torna ainda mais importante quando você trabalha com equipes reduzidas, com tarefas que muitas vezes demandam mais dos colaboradores do que o tempo permite, procurar soluções inteligentes e eficientes acaba sendo uma necessidade.

Para ajudar você a superar essas dificuldades e melhorar o seu negócio, selecionamos algumas dicas que vão fazer com que você consiga aumentar a eficiência e produtividade dos seus colaboradores e clientes através de Colaboração, Cloud Computing, Mobilidade e com a implantação de novas Metodologias de trabalho.

Mude a forma de trabalhar – Produtividade de TI

Implantar projetos, seja com equipe própria ou com parcerias, é sempre um desafio, pois normalmente os prazos são longos, os orçamentos são altos, muitos riscos, falta de clareza de escopo, equipe não qualificada, entre outros desafios para o sucesso de um projeto. Além disto, a gestão e controle pode ser tornar árdua, pois muitas interferências podem acontecer e no final o que foi produzido no projeto pode já ter nascido defasado ou mesmo não atender as necessidades da sua empresa e principalmente do seu cliente.

Implantar um projeto com planejamento e metodologia é um ótimo começo para mitigar riscos e, o momento de transformação que estamos vivendo, onde nossos clientes estão cada vez mais exigentes, com tecnologias nas pontas dos dedos e exigindo melhores experiências, é ainda mais complexo.

Entretanto existem novas maneiras de se fazer projetos, as metodologias ágeis é a maneira mais simples de aumentar a eficiência e a produtividade. O manifesto ágil – que é a base dessas metodologias – busca definir alguns conceitos que melhoram o desenvolvimento de software e consequentemente do seu projeto, além de fazer com que a equipe trabalhe com mais colaboração e com ciclos curtos. Seus princípios básicos são:

Os indivíduos e suas interações acima de procedimentos e ferramentas
O funcionamento do software acima de documentação abrangente
A colaboração dos clientes acima da negociação de contratos
A capacidade de resposta a mudanças acima de um plano pré-estabelecido

Isso tudo se resume em mais produtividade. Essas metodologias trabalham com estes ideais para desenvolver softwares e soluções com mais eficiência, sem perder tempo com o que não é realmente útil e evitando trabalhos desnecessários. As metodologias ágeis mais conhecidas são o XP (Extreme Programming) e Scrum, que trabalham de formas similares através de ciclos de desenvolvimento, programação em pares, e permitem a entrega dos serviços mais básicos em um tempo muito menor.

Trabalhe com alternativas

Não existe uma fórmula pronta para definir o melhor modelo de trabalho e estrutura organizacional para sua TI, cada empresa deve entender suas necessidades, cultura, capacidade e assim definir o seu próprio modelo. Também é recomendável fazer experiências com modelos e assim tomar decisões mais assertivas.

Existem muitas oportunidades e tendências no mercado que podem e devem ser observadas, assim você poderá encontrar o ponto de equilíbrio. Terceirizar o suporte aos colaboradores ou para o cliente, conhecido como Help Desk e Call Center, para muitas empresas pode ser uma boa alternativa, mas muitas preferem ter estas atividades dentro do seu time. Existem outras alternativas também, através de ferramentas sociais é possível se implantar um “Help Desk 3.0”, ou seja, um processo colaborativo onde seus próprios colaboradores ajudem a resolver problemas conhecidos, trazendo assim mais colaborações, velocidade e consequentemente eficiência.

Alterar a forma de trabalhar pode ser questão de atitude, mas também pode exigir desenhar e alterar processos, sempre com o objetivo de simplificar, agilizar e aumentar a eficiência da sua TI e, claro, da sua empresa e dos seus clientes. Desenhar ou redesenhar processos pode ser feito com sua própria equipe, mas isto poderá também aumentar a carga de trabalho do seu time e consequentemente perder eficiência em algumas outras atividades importantes da sua organização, por outro lado, você pode trabalhar com parceiros, os quais possuem metodologias, trazem experiências externas e normalmente são mais rápidos devido sua experiência e metodologia – para cada um das situações vale avaliar a capacidade do time, do orçamento e da cultura da sua empresa.

Manter uma equipe com especialistas em todas as áreas e para todas as soluções tecnológicas requer um alto investimento, seja para capacitar a equipe, contratar profissionais ou para mantê-los motivados. Neste cenário existem opções interessantes, como fazer um plano de migração para serviços em Cloud, transferindo assim as necessidades de gestão das tecnologias para um provedor. Outra opção é trabalhar com equipes terceirizadas ou mesmo com profissionais pontuais, estes atuam de acordo com as necessidades da sua empresa, com custos reduzidos e muitas vezes com experiências diferenciadas.

Para empresas consideradas pequenas ou de médio porte existem práticas interessantes e mais baratas do ponto de vista de gestão da sua TI, estas empresas podem contar com parceiros experientes em gestão de TI, desta forma minimiza o esforço de se manter uma equipe interna, reduz custos e traz novos conhecimentos e experiências destes parceiros.

Como a Cloud pode ajudar

A contratação de soluções em Cloud pode ser uma alternativa muito interessante, pois pode além de reduzir custos com sua infraestrutura, equipe e manutenções, pode proporcionar um ambiente colaborativo e mais eficiente. Existem muitas soluções integradas e colaborativas em Cloud, sejam soluções para seu time ou mesmo para seus clientes.

Empresas no mundo todo estão avaliando e migrando para soluções em Cloud, sejam apenas uma migração da plataforma de e-mail, ou mesmo, soluções completas, como por exemplo, a contratação do Google Apps for Work. Empresas como Microsoft também investem pesado para disponibilizar soluções em Cloud, como por exemplo o Office 365. Algumas empresas, seja pela dor ou pela estratégia, estão migrando para soluções em Cloud, cases interessantes começam a surgir, como a rede de escolas de idioma CNA que adotou a Amazon Web Service (AWS) como seu parceiro.

Existem milhares de opções de soluções em Cloud, desde soluções complexas como um ERP até soluções mais conhecidas, como espaço de armazenamento ou mesmo soluções gratuitas para gestão de projetos e atividades.

Antes de adquirir uma solução para sua empresa, considere e avalie as alternativas em Cloud, talvez você se surpreenda.

Conecte sua empresa

Um dos benefícios que o uso de soluções em cloud pode trazer é a mobilidade do trabalho. Como as soluções são acessadas via internet a sua equipe pode trabalhar de qualquer lugar, inclusive em home office. Desta forma, sua empresa obterá agilidade e mais eficiência. Executivos poderão acessar sua agenda, seus arquivos, seus e-mails, informações de clientes, faturamento e indicadores com mais facilidade. Sua equipe de vendas poderá ter acesso das soluções de vendas e CRM no próprio smartphone antes de fazer uma visita, ou mesmo, receber campanhas personalizadas para seus clientes.

Mas não é só para aumentar a eficiência e produtividade da equipe que pensar em mobilidade é importante: dependendo dos serviços que sua empresa oferece, disponibilizar seus serviços em Cloud pode ser vital para seus clientes que precisam de mobilidade, consequentemente sua empresa estará levando eficiência para seu cliente e criando oportunidades de aumento de receita.

Disponibilizar soluções que permitam o acesso da sua equipe, dos seus clientes ou de consumidores de qualquer lugar e a qualquer hora, especialmente para dispositivos móveis, pode ser o diferencial e um passo importante para você iniciar a transformação digital na sua empresa.