“Carteirada” no orçamento significa menos importância?

O orçamento de uma empresa é formado por investimentos e gastos, isto você já sabe. Cada área tem suas próprias necessidades seja para investimento ou manter sua operação através dos custos. Entretanto nem sempre o orçamento recebido vai atender a todas as necessidades, pois outras áreas também aguardam sua parte, ou seja, um orçamento total precisa ser dividido entre as áreas da empresa. Por outro lado, receber o orçamento solicitado ou mesmo um orçamento alto não significa necessariamente que suas área é a  melhor ou mais importante de toda a empresa. Pode considerar até como uma área privilegiada, mas na verdade, há muitos fatores envolvidos, veja a seguir.

1 – O segmento da empresa

O segmento de atuação da empresa influencia muito a porcentagem do orçamento destinada para cada área da empresa. Embora todos os segmentos possam se beneficiar com uma estrutura forte, em alguns casos ela é essencial.

Quando falamos de segmento da empresa, não podemos deixar de considerar que todas as empresas serão digitais, ou no mínimo dependerão do digital, então vale ressaltar que a área de Tecnologia da Informação ou Digital pode ser privilegiada na hora da distribuição do orçamento. Mas é importante considerar que para isto a empresa deve incluir na sua estratégia a área de TI como uma das principais áreas da empresa, como parte do negócio, entretanto os líderes de tecnologia devem avançar e se posicionar como uma área inovadora, a qual vai levar sua empresa para outro patamar de negócios, que vai ajudar a empresa criar novos produtos e serviços, que atuar na experiência do usuário, isto inclui clientes, consumidores, parceiros e colaboradores, enfim a área de tecnologia precisa liderar a empresa na Transformação Digital.

Florentin Albu (CIO da Rothamsted Reserach) disse, em artigo publicado pela ZDNet, que o investimento varia de acordo com o setor. Logo, para as empresas que não dependem de TI em seu core business, um momento de retração econômica pode ser um bom motivo para cortar despesas nesta área. Contudo, deve-se ter em mente que a TI é importante e essencial para qualquer segmento de negócios, podendo ser um erro crucial o corte de investimentos desta área.

2 – As habilidades de planejamento e negociação da liderança

Os líderes são, normalmente, as responsáveis por identificar, calcular, solicitar e obter o orçamento para as atividades da sua área. Mesmo que a área tenha um papel importante dentro da empresa, se o líder não for capaz de transmitir esse papel de como suas solicitações irão ajudar o departamento e principalmente a empresa, o orçamento pode ser negado ou reduzido, neste processo não estou considerando cortes por conta de redução de despesas e muito menos em relação a crise. Em outras palavras, por mais importância e reconhecimento que sua área  tenha dentro da empresa, ainda cabe ao líder dar transparência ao trabalho da equipe, das necessidades da área e apresentar claramente, através de ferramentas como ROI (Retorno do Investimento),  como este orçamento trará benefícios para os negócios da empresa.

Vale salientar que é necessário a vinculação de indicadores da sua área com a performance do negócio de atuação da empresa, de forma a auxiliar em uma negociação positiva para o orçamento. Assim, deve haver uma apresentação transparente acerca dos projetos e benefícios e, claro, os riscos.

3 – A política de uso e aproveitamento

Um orçamento alto não significa necessariamente um trabalho melhor ou mais eficiente. É possível obter eficiência e produtividade mesmo com baixos investimentos. Tudo depende da política de uso e aproveitamento dos recursos. Assim, por exemplo, ao invés da realização de projetos longos, projetos de curta duração podem trazer vantagens imediatas para a empresa.

Uma boa gestão pode extrair bons frutos se olhar para o que a área já fez no passado recente, reaproveitar este conhecimento, inserir inovação e criatividade, talvez com bem menos orçamento do que fazer projetos audaciosos e sem retornos reais para a empresa. Aproveite bem os recursos que sua área ou empresa já possui, avalie o que sua área já construiu e simplifique, pense em agilidade e entregas que tragam resultados imediatos.

4 – Planejamento de longo prazo

Outro fator que pode influenciar a aprovação do seu orçamento é o planejamento de longo prazo da empresa. Por exemplo, uma empresa pode destinar menos recursos para sua área em certo ano, com a intenção de investir massivamente no ano seguinte. Como já foi explicado, o orçamento é elaborado levando em consideração a empresa como um todo. Portanto, esse orçamento deve seguir o plano de desenvolvimento da empresa e das demais áreas.

Se a prioridade de certa empresa for, por exemplo, aumentar as vendas primeiro para depois desenvolver mais a estrutura de TI envolvida, o investimento será feito por estágios: primeiro nos departamentos comercial e marketing, e somente então no departamento de TI. Tudo deverá ser pensado visando maximizar os lucros e otimizar as operações, com o mínimo de risco – parece difícil, não é? até mesmo injusto, mas é assim que um orçamento deve ser elaborado.

Os líderes devem pensar estrategicamente antes de cortar certos investimentos, principalmente nos investimentos que podem transformar a empresa, como por exemplo,  o investimento correto na área de TI pode alavancar as vendas da sua empresa, afinal a TI viabiliza a transformação do negócio provendo recursos, diferenciando-se, reduzindo custos e aumentando a competitividade e, em diversos casos, ela pode gerar receita para a empresa.

5 – Fragmentação do orçamento

Em alguns casos, não é tão fácil definir o que fica ou não sob os cuidados de áreas específicas. Por esse motivo, certas atividades que seriam teoricamente de responsabilidade de uma determinada área acabam sendo incluídas no orçamento de outras. Com isto, pode haver uma fragmentação do orçamento para algumas áreas específicas da empresa. Este cenário pode fazer sentido, se pensarmos que as áreas podem realizar projetos relevantes e de forma rápida, mas é fundamental que esta fragmentação seja pensada na estratégia de investimentos da empresa.

Como você pode perceber, um orçamento menor não significa menos importância. E, claro, mais orçamento não implica em um trabalho melhor. O que os gestores das empresas realmente precisam é uma boa estratégia, mesmo que simples, para se definir prioridades e exigir que o time gerencial faça o melhor uso deste orçamento e que tenha o controle em suas mãos.

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